In den vergangenen Jahren hat sich die Arbeitswelt merklich verändert. Starke Trends in diesem Zusammenhang sind unter anderem die flexible Arbeitszeitgestaltung und ortsunabhängiges Arbeiten. Der technologische Fortschritt und die damit verbundene Digitalisierung ermöglichen mittlerweile diese Formen dezentraler Arbeitsstrukturen ohne Effizienzverluste bei der Arbeitsleistung. Die Corona-Pandemie mit dem Trend zum Home-Office wirkt dabei zusätzlich als Katalysator dieser Tendenz.
Damit sind in den meisten Fällen jedoch auch signifikante Umstrukturierungen hinsichtlich der genutzten Infrastruktur von Hard- und Softwarekomponenten notwendig. Denn zunächst einmal muss die genutzte Anwendungssoftware dezentrales Arbeiten effizient ermöglichen. Darüber hinaus sind jedoch auch Überlegungen hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit durchaus angebracht. Der nachfolgende Artikel nennt wichtige Punkte, die für nachhaltig effizientes und sicheres mobiles Arbeiten berücksichtigt werden sollten.
Spezielle Softwareumgebung für mobiles Arbeiten notwendig
Wie die Bezeichnung schon sagt, findet mobiles Arbeiten nicht nur an einem bestimmten Arbeitsplatz- bzw. -Ort zu einer festgelegten Zeit statt. Vielmehr geht es darum, dass man unabhängig von Zeit und Ort Arbeitsleistung erbringen kann. Das wirkt sich natürlich auch auf die Softwareinfrastruktur aus, die für mobiles Arbeiten verwendet werden kann. Fest auf einem bestimmten PC installierte Programme sind in diesem Sinne daher eher kontraproduktiv.
Vielmehr kommen für das mobile Arbeiten Online-basierte Software, Web-Anwendungen und Cloud-Dienste zum Einsatz. Die zugrundeliegende Software wird hierbei online zur Verfügung gestellt, sodass kein Herunterladen von Programmdateien und keine Installation der Software auf einem lokalen Endgerät notwendig werden. Die Nutzer benötigen lediglich einen Zugang zum Internet und Ihre persönlichen Einwahldaten, damit sie mit der jeweiligen Software arbeiten können. Diese Art der Software nennt sich Software as a Service bzw. kurz SaaS.
Mittlerweile gibt es eine große Auswahl an Software und Anwendungen für mobiles Arbeiten. Der Branchenprimus Microsoft bietet diesbezüglich beispielsweise das Paket Microsoft 365, den Filehosting-Dienst OneDrive sowie die Web-Anwendung SharePoint an.
Sicheres Arbeiten ist stets die Basis – auch für mobiles Arbeiten
Datensicherheit und Datenschutz sollten bei ortsunabhängigem Arbeiten genauso gegeben sein wie beim Arbeiten an einem festen Arbeitsplatz. Eine möglichst stabile Verbindung zur online-basierten Anwendung sollte sichergestellt werden. Für den Fall, dass diesbezüglich doch mal etwas schiefgeht, ist eine regelmäßige Backup-Sicherung der betreffenden Dateien und Datensätze sinnvoll. Entgegen der weit verbreiteten Vermutung bieten viele der online-basierten Anwendungen keine Garantie für die Datensicherheit. Auch Microsoft bietet beispielsweise keine Sicherungs- und Wiederherstellungsdienste für sein Online-Paket Office 365 an.
Vor allem, wenn mehrere Anwender auf Dateien und Inhalte zugreifen, ist es jedoch schnell passiert, dass Dateien versehentlich gelöscht oder beschädigt werden. Auch für Hacker- und Malware-Angriffe liegt die Verantwortung zum großen Teil bei den Nutzern der online-basierten Anwendungen. Aus diesen Gründen ist es durchaus sinnvoll, z. B. für das sichere Arbeiten mit dem Office 365 Microsoft Paket die Expertise eines auf die Datensicherung und –Wiederherstellung spezialisierten Dienstleisters in Anspruch zu nehmen.
Arbeitsprozesse auf mobiles Arbeiten abstimmen
Mobiles Arbeiten sorgt in erster Linie dafür, ortsunabhängiges und flexibles Arbeiten zu ermöglichen. Dass bedeutet in vielen Fällen, dass die Mitarbeiter nicht mehr zu einer festen Zeit an einem bestimmten Arbeitsort zusammenkommen. Oftmals bedeutet Arbeiten jedoch Teamwork und mehrere Mitarbeiter arbeiten gemeinsam an einem Projekt. Um effiziente Arbeitsleistungen auch bei dieser Art des Arbeitens zu gewährleisten, müssen die jeweiligen Verantwortungen und Zuständigkeiten sehr klar auf die Mitarbeiter verteilt werden. Wichtig ist vor allem eine regelmäßige und proaktive Kommunikation sowie eine exakte Termin- und Zeitabstimmung. Für diesen Zweck entwickelte Softwarelösungen, wie beispielsweise das Videokonferenzsystem Zoom, das neben der Video-Kommunikation auch eine Chatfunktion sowie eine Kalenderintegration beinhaltet, konnten aus ebendiesen Gründen in der jüngeren Vergangenheit massive Umsatzzuwächse verzeichnen.
Fazit
Mobiles Arbeiten liegt voll im Trend und wird sich aller Voraussicht nach in Zukunft noch weiterverbreiten und durchsetzen. Denn ortsunabhängiges Arbeiten und flexible Arbeitszeiten bieten zahlreiche Vorteile. Nichtsdestotrotz gilt es in Bezug auf Arbeitsorganisation und -sicherheit sowie Datenschutz auch einiges zu beachten, damit mobiles Arbeiten sicher und effizient umgesetzt werden kann.
Beim Arbeiten an unterschiedlichen Orten hat Datensicherheit höchste Priorität. Aber die zweite wichtige Sache ist eine Zusammenarbeit zwischen entfernten Teammitgliedern. Es ist üblich, Messenger wie Slack an Bord zu haben, aber manchmal erfordert die Einhaltung nicht nur eine mündliche Zustimmung. Und es gibt einen Punkt, an dem Eigentümer darüber nachdenken sollten, digitale Dokumentenlösungen zu implementieren, damit Mitarbeiter Anfragen online signieren, genehmigen und ablehnen können.